1. OBJETIVO
Establecer lineamientos para el tratamiento de los datos personales registrados en las bases del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, para la garantía del derecho a la información y al habeas data.

2. DEFINICIONES
– Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
– Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
– Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
– Dato público: Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
– Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los relacionados con el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, los relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
– Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
– Habeas data: Derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.
– Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de los datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de normatividad legal vigente.
– Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación.
– Principio de finalidad: El Tratamiento a los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley.
– Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ley.
– Principio de libertad: El tratamiento a los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular.
– Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros.
– Principio de transparencia: Se debe garantizar el derecho del Titular a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
– Principio de veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
– Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública, que decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
– Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
– Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. ALCANCE
Comprender el procedimiento y las políticas para el tratamiento de los datos personales contenidos en las bases de datos del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, en su calidad de Responsable.

4. BASE LEGAL

• Constitución Política de Colombia

• Ley 1581 de 2012

• Decreto 1377 de 2013

5. CONTENIDO
5.1. Derechos de los titulares de la información
– Autorizar de manera informada el tratamiento, solicitar prueba de la autorización, y revocarla legalmente.
– Ser informado sobre el uso de sus datos.
– Acceder a su información al menos una vez cada mes calendario.
– Solicitar la corrección, actualización y supresión de datos.
– Usar mecanismos legales para proteger su derecho al habeas data.

5.2. Deberes del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia
– Garantizar el ejercicio del habeas data.
– Conservar copia de la autorización.
– Informar al titular sobre la finalidad del tratamiento.
– Conservar la información segura.
– Garantizar veracidad, exactitud y actualización de la información.
– Rectificar información incorrecta.
– Suministrar datos autorizados únicamente.
– Exigir seguridad y privacidad al encargado del tratamiento.
– Tramitar consultas y reclamos.
– Informar sobre el uso de los datos.
– Informar sobre violaciones a los códigos de seguridad.

5.3. Políticas de tratamiento de la información
– Los datos se utilizarán para fines legítimos y compatibles con su recolección.
– Se podrán usar para comunicación institucional, calidad del servicio, encuestas, estudios estadísticos, entre otros.
– Se conservarán cuando sea necesario para cumplir con obligaciones legales o contractuales.

5.4. Encargado y mecanismos de consulta, actualización, rectificación y supresión
Responsable: Persona o área encargada de atención de peticiones, consultas y reclamos.
Canales de comunicación:
– Correo electrónico: contacto@culturantioquia.gov.co
– Correo certificado: Carrera 51 No. 52 – 03, Medellín
– Teléfono: (574) 5124669
– Fax: (571) 2518461
– PQRSD:
http://www.culturantioquia.gov.co/

Tiempos de respuesta:
– Hasta 10 días hábiles.
– Si no es posible, se informará antes de los 10 días, y se responderá máximo 5 días hábiles después.
– Los titulares pueden presentar reclamos conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

5.5. Vigencia
Este manual entra en vigencia desde su formalización.
La base de datos tendrá vigencia de 10 años, prorrogables por igual término si el Instituto continúa cumpliendo su función.

6. REGISTROS
F-GC-10 Formato de autorización de datos personales

7. ANEXOS
F-GC-10 Formato de autorización de datos personales